Referat bestyrelsesmøde 7.2.2018

HVORNÅR: d.7-2-18 kl. 19.30-21.30

 

Mødeforberedelse: Betina Skatka

Deltagere: Betina, Gitte, Anders, Jens, Jeppe, Steffen, Heidie, Iben, Ricki

Vedhæftet:

Dagsorden

Punkter

Formål

Referat

Valg af referent

Beslutning

Ricki er referent

Status på nøgler og medlemmer

orientering

status, der skal ringes op, der er kommet 6 nøgler tilbage, der er sat nye låse på kontoret og musik. Alle i Best. får en nøgle næste møde. 500 er ny depositum for nøgle

udlejepriser

beslutning

rengøring skal skrives ind i kontrakten og skal være klar til næste. 20 for de små, 30 for det store.

Retningslinjer for lang tids udlejning

diskussion og beslutning

min to timer,der skal indgåes kontrakt, man efterlader rummet som man gerne selv vil have det. Ellers kan kontrakten opsiges. En måneds opsigelse. Lang tid er længere end en enkelt dag.

retningslinjer for kort tids udlejning

diskussion og beslutning

min to timer, man fejer og overlader det til næste som man gerne vil have det. Ellers kan kontrakten opsiges.

retningslinjer for medlemskontrakter

diskussion og beslutning

man skal være medlem for at leje.

Pointer for husmødet

orientering

er kommet på hjemmesiden og på fb gruppen

Samarbejde med sølystgade

orientation

jeppe er i kontakt

hvad skal nåes inden generalforsamlingen?

diskussion og beslutning

Ricki og Steffen laver ny digital kontraktformular

Steffen og Anders ser på regnskab. Indkaldelse til generalforsamling udsendes til bestyrelsen før end til medlemmer. Invitation til tango og spisning

Planlægning af næste møde

Beslutning

generalforsamling d 21-3-18, kort møde når vi er færdige mhp ny dato for bestyrelsesmøde

Eventuel

torsdag d 22 eller mandag d 26,  inviteres tækker til en workshop. Betina kontakter Sophie mhp hjælp til at skrive brev til tækker.

Indkaldelse til bestyrelsesmøde 7.2.2018, 19:30-21:30

Indkaldelse og dagsorden til bestyrelsesmøde
HVORNÅR: d.7-2-18 kl. 19.30-21.30
Mødeforberedelse: Betina Skatka
Deltagere:
Vedhæftet:
Dagsorden

Punkter Formål Referat
Valg af referent Beslutning
Status på nøgler og medlemmer orientering
udlejepriser beslutning
Retningslinjer for lang tids
udlejning
diskussion og
beslutning
retningslinjer for kort tids
udlejning
diskussion og
beslutning
retningslinjer for
medlemskontrakter
diskussion og
beslutning
Pointer for husmødet orientering
Samarbejde med sølystgade orientation
hvad skal nåes inden
generalforsamlingen?
diskussion og
beslutning
Planlægning af næste møde Beslutning
Eventuel

 

Referat husmøde 24.1.2018

Forslag til struktur over husmøder:

  1.  Kommende arrangementer (Hvad kommer til at ske i huset samt forslag til arrangementer).
  2.  Økonomi (Økonomisk evaluering af tidligere arrangementer samt overordnet økonomi i huset).
  3.  Praktiske gøremål/Evaluering på driften af huset.
  4.  ‘Hygge’ – Lær hinanden at kende på kryds og tværs af lokaler og hold.

Udefrakommende skulle gerne have en mulighed for at få lagt noget specifikt ind i dagsordenen på et husmøde, så det kan blive drøftet. Det kunne gøres via opslag/kommentar på facebook eller på hjemmesiden?

Husmøders struktur bør ligge på hjemmesiden.

Længden af husmøder bør fastsættes og opretholdes af en ‘ordstyrer’. Dette gøres primært for at minimere ‘støj’, så fokus kan rettes mod de primære emner på dagsordenen.

‘Hvad kan du?’-runde til husmøde for at skabe et overblik over deltagere/medlemmers kompetencer, så man kan få indblik i, hvilke ressourcer der er blandt de mennesker der gerne vil bidrage til husets arrangementer og daglige drift.

Husmøde hver torsdag kl. 19.00 i LIGE uger. Næste husmøde er torsdag d.8 februar.

Beboerhuset skal være mere synligt:

Referat af husmøder skal hænge på opslagstavlen ved indgangen sammen med en liste over kommende arrangementer.

Yderligere kunne der være en kalender, hvor husets arrangementer er skrevet på, så udefrakommende eller nye medlemmer kan få et overblik over, hvad der foregår i huset.

Tavlen, der hænger ude foran porten, skal tages i brug og skilte med kommende arrangementer og evt. beskrivelser af de faste hold, som kører i huset.

Der mangler et skilt eller lignende på huset. Når man kommer ind i gården, bør man ikke være i tvivl om, hvor huset er.

“Sandwich”-skilt til gaden bør anskaffes.

Beskrivelser af de faste aktiviteter på hjemmesiden, så de er mere indbydende. Evt et billede samt beskrivelse af personen, der står for holdet.

Billeder af bestyrelsesmedlemmer på hjemmesiden.

En lukket facebook gruppe til mere åben kommunikation mellem medlemmer og bestyrelse. ‘Et evigt husmøde’-citat af Jakob Gedionsen

Forslag til kommende arrangementer:

  1. “Diem”-Elektronisk musikarrangement i enten La Suite eller Musiklokalet.
  2. Loppemarked – d.10 Marts
  3. “Spil og syng”-aften i La Suite eller Musiklokalet
  4. Musikaften med bands fra huset
  5. Arbejdsweekend – værksteds oprydning “purge”
  6. Maleraften – kom og mal

Forslag til vedligeholdelse:

Kommunen giver hvert år 15.000 kr til vedligeholdelse af huset, og dertil skal brugere af huset have mulighed for at komme med forslag til, hvad der mangler af vedligeholdelse.

Forslag:

  1. Reparation af mixer
  2. Flygelstemning
  3. Reparation af højttaler
  4. Reparation af vandhane
  5. Maling af musiklokale

 

Trøjborg beboerhus overlever endnu engang

Ved den ekstraordinære generalforsamling i december fik vi valgt en ny bestyrelse.
Vi fik udarbejdet de nødvendige papirer til kommunen inden jul, og vores længe ventede tilskud kom mellem jul og nytår.
For at kunne bruge disse penge til at betale vores længst forfaldne husleje måtte vi indsende en større mængde papirer til banken.
I denne uge fik vi så adgang, og huslejen er nu betalt.
Onsdag, 10. januar, havde vi vores første bestyrelsesmøde. Der er mange ting at tage fat på, både akut og langsigtet, og vi har fordelt opgaverne imellem os.
Vi besluttede på mødet, at vi fortsætter med at holde pause i festudlejningen. Vi bliver nødt til at få ryddet op og få startet på en frisk.
Det betyder bl.a. at ALLE brugere af huset skal forny deres medlemsskab. Et årligt kontingent er på 200 kr. Det gælder fra januar til december, uanset om der betales i januar eller oktober – så kom ud af starthullerne og få betalt med det samme. Konto: (9570) 0006271510. Anfør “Medlemsskab 2018”, navn og år på indbetalingen!
Nøgle til huset kan man kun få/beholde ved betalt medlemsskab.
Så har du en nøgle og ikke længere ønsker medlemsskab så kom forbi og aflever den i Beboerhusets postkasse. Gerne med navn og adresse vedlagt/vedhængt.
Vi i bestyrelsen glæder os til at få huset til at fungere igen.
Se iøvrigt referat af den ekstraordinære generalforsamling 13. december 2017 samt af bestyrelsesmødet 10. januar 2018.

Med venlig hilsen

Betina Skatka
Formand

Referat bestyrelsesmøde 10.1.2018

Mødeforberedelse: Betina Skatka

Deltagere: Betina, Iben, Anna, Gitte, Heidie, Steffen, Anders, Jens, Ricki, Jakob, Pelle

Vedhæftet:

Dagsorden:

Punkter

Formål

Referat

Valg af referent

Beslutning

Anna Tilde Velsboe

Konstituering bestyrelse

Beslutning

Formand: Betina

Kasser: Anders

Som valgt til generalforsamling. Der er ingen andre udvalg på stående fod.

Nøgle til kontoret – hvilke tiltag kan/skal foretages?

Diskussion og beslutning

Problem: ALLE har adgang til kontoret og alle kan derfor gøre hvad de vil det vil gerne undgås.

Det er B nøglen der åbner den dør.

Nøglerne til kontoret og musiklokalet skal skiftes hurtigst muligt med almindelige låse. Musiklokalebrugerne vil have ansvaret for nøglerne til de døre.

Det er kun bestyrelsesmedlemmer der vil få nøgle til kontoret. Heidie tager kontakt til en låsesmed og får et tilbud. Formanden og kasser tager stilling til prisen på det enkelte tilbud så låsene bliver skiftet hurtigst muligt.

Generelt er der problemer med nøgler.

Større tiltag ang. indsamling af nøgler. Det kan ikke betale sig at bruge energi på det hvis problemet kan løses billigt.

Skifte døre udadtil. Han kan ikke lave systemer men han kan skifte yderdørene til 1500kr. Flere nøgler skal laves i en hælerbar.

Når låsene bliver skiftet kan folk ikke få depositum tilbage uden kvittering for at de har betalt.

Kontingent/ nøgler. Ingen nøgle uden betalt medlemskab. Hvordan skal det gennemføres?

Diskussion og beslutning

Der skal være medlemskab for at bruge huset og have en nøgle.

Du skal have tilknytning til huset for at leje huset. Det kan være ved enkelt medlemskab.

Der er en liste med nøgler som i første omgang bliver gennemgået og der bliver der taget status og indkrævet nøgler på inaktive medlemmer.

Fremadrettet skal der laves en medlemsliste hvor der vil være en der laver rykkere en gang om året. Sætter depositummet op på sigt for at højne incitamentet.

Åbningstider/telefontid

Beslutning

Hvis der skal være åbningstid skal det være på skift i bestyrelsen.  Ingen har lyst til at det består.

Formanden påtager sig i første omgang at være kontaktperson.

Lave en kontaktpersonliste, som er tilknyttet til de forskellige emner.

Udlejning af lokaler, musiklokallet, udlejning af festlokaler, generelle spørgsmål, keramik

Økonomi pt

Orientering ved Anders/Jens

Se vedhæftet fil.

Udlejning til fest. I hvilket omfang? Vil Gitte fortsætte som booker? Priser? Rengøring?

Diskussion og beslutning

Gitte ønsker ikke at fortsætte som tovholder for udlejning til fester.

Der bliver foreslået at vi holder helt op med at udleje til fester. Som udgangspunkt bliver der ikke udlejet mere indtil generalformsamlingen.

Få tænkt godt og grundigt over hvad huset i virkeligheden skal bruges til. Når de overvejelser er gjort og der er kommet styr på økonomi mm så kan man måske begynde at udleje igen.

Dette punkt tages op igen efter generalforsamlingen.

Formand påtager sig at fjerne alle spor af udlejning på mail, hjemmeside og Facebook.

Faste lejere – skema for overblik, nye kontrakter?

Orientering ved Betina

Formanden hiver fat i de faste lejere og hører omkring medlemskab og betaling til fast leje.

Evt. lave et skema og hænge på døren til alle lokaler der kan udlejes. Kalenderen på hjemmesiden skal opdateres.

Udvalg: Anna, Ricki, Jeppe, Jakob  

Hjemmeside, Gmail og husmøder

Hvem vil tage sig af disse? Akut og fremadrettet

Diskussion og beslutning

Hjemmeside: Steffen

Gmail: Formand

Husmøder: Ricki sætter noget i gang. Der skal være en repræsentant fra bestyrelsen. Der bliver lagt op til at det skal være en hyggelig sammenkomst.

Der skal laves åbenhuse, sommerfester og inviteres fra hele nabolaget når der er styr på foreningen igen.

Google drive: bliver delt med alle i bestyrelsen.

Mon vi kan få kommunen til at overveje udvidet støtte eller husmænd?

Orientering v. Ricki

Sølystgade beboerhus vil gerne holde møde d. 15/1 kl. 11. ang. at få mere støtte fra kommunen i anledning af Århus som frivillig by i 2018. Ricki vender tilbage til sølystgade, at vi støtter op om foretagendet.  Jeppe repræsenterer huset og meddeler dem at vi på et senere tidspunkt gerne vil have et møde med dem.

Emnet bliver taget op ved næste bestyrelsesmøde

Planlægning af næste møde

Beslutning

Generalforsamling: onsdag d. 21. marts kl. 19.30-21.30

Bestyrelsesmøde: onsdag d. 7. februar kl. 19.30-21.30

Eventuel

Skraldespanden: Gitte følger lige op på det

Rengøringsmidler mm.:mindre udgifter må folk lægge ud for og få pengene tilbage fra kasser ved fremvisning af kvittering.

Rengøring: der skal være krav. Tag det op på husmødet.

Formanden er blevet kontaktet af kulturhusene: skal vi være medlem? Ja. Der er nogle fordele økonomisk ift. Koda, Samt arrangementer som medlemmer af huset kan deltage i. Det koster ca. 4.000 kr. om året.

Jeppe vil gerne cc på n

æste indkaldelse og som suppleant eller medlem til næste genralforsamling.

Store sal: Gode ideer til at lave en form for abejdsdag til at rydde op og ordne forskellige ting i lokalet. Jeppe vil gerne være tovholder for en sådan dag. Emnet tages op ved husmøde.

Facebook: Det er svært at overskue de mange facebookgrupper. Der stræbes efter ikke at oprette mange flere grupper. Steffen opsnuser de mange grupper og danner sig et overblik.

Folkekøkkenet: tovholder skal være medlem. Der skal være flere krav. Formanden taget fat i dem.

Aktionsliste

Pris på nye nøgler eller nyt system

Heidie

Hurtigst muligt

Indsamling af nøgler og arbejde på medlemsliste til fremtidig brug.

Iben og Betina

Hurtigst muligt

 

Vedtægter vedtaget ved ekstraordinær generalforsamling 13.12.2017

 

Formål

§ 1. Formålet er at skabe rammer for kulturel forskellighed, demokratisk deltagelse og herigennem styrke den kulturelle vækst i lokalområdet såvel som i byen.

Stk. 2. Trøjborg Beboerforening arbejder for at skabe gode forhold for sociale og kulturelle aktiviteter.

Navn og Sted

§ 2. Trøjborg Beboerforening, Tordenskjoldsgade 31, Gården th, 8200 Aarhus N (Trøjborg).

Medlemmer

§ 3. Enhver som tilslutter sig Trøjborg Beboerforenings formål kan blive medlem.

Stk. 2. Børn under 18 er velkomne i huset sammen med deres forældre såfremt de er medlemmer. Forældrene har det fulde ansvar for børnene og foreningen er ikke forpligtet for nogle skader der sker ved at børnene opholder sig i huset. Dette gælder både ved foreningens egne aktiviteter og ved leje af foreningens lokaler.

§ 4. Husmødet har bemyndigelse til at nedsætte en ad-hoc gruppe, hvis formål er at håndtere en eventuel eksklusionssag.

Stk. 2. Den nedsatte ad-hoc gruppe har bemyndigelse til at indkalde til et eksklusionsmøde, hvis fremmeste formål er at mægle i eksklusionssager og i værste tilfælde gennemføre eksklusionen.

Stk. 3. Eksklusionsmøder skal indkaldes med minimum 7 dages varsel, med opslag i huset og på hjemmesiden. Medlemmer som er indstillet til eksklusion skal indkaldes skriftligt.

Stk. 4. Eksklusion kan ske hvis:

  1. Den pågældende person modarbejder Trøjborg Beboerforenings formål.
  2. Den pågældende person udviser truende, voldelig, krænkende eller på anden måde uacceptabel adfærd.
  3. Den pågældende person misbruger eller ikke udviser generel respekt for huset og dets naboer.

Stk. 5. Eksklusion besluttes ved 2/3 stemmeflertal. Den eksklusionsindstillede har ikke stemmeret. Kun

medlemmer af Trøjborg beboerforening har stemmeret. Blanke stemmer frafalder afstemningen og indgår

dermed ikke i de 2/3.

Stk. 6. Ved eksklusionssag er den pågældende suspenderet og må ikke bruge huset eller befinde sig i huset, i perioden fra den pågældende har modtaget indkaldelsen til det første eksklusionsmøde og frem til sagen er afsluttet.

Organisationsstruktur

§ 5. Generalforsamlingen er Trøjborg Beboerforenings øverste myndighed.

Stk. 2. Bestyrelsen og husmødet er de besluttende organer mellem generalforsamlingerne.

Stk. 3. Bestyrelsen kan beslutte alt vedrørende drift og vedligehold.

Stk. 4. Husmødet er det besluttende organ vedrørende alt udover drift og vedligehold.

Stk. 5. De enkelte grupper i bestyrelsen kan dog i en vis udstrækning selv tage mindre beslutninger, der vedrører andet end drift og vedligehold, så længe husmødet ikke modsætter sig. Hvis husmødet efterfølgende modsætter sig, undergraver dette gruppens/bestyrelsens beslutning.

Generalforsamling

§ 6. Den ordinære generalforsamling afholdes en gang årligt i årets første kvartal.

Stk. 2. Indkaldelse til den ordinære generalforsamling sker ved opslag i huset samt på hjemmesiden senest 3 uger før.

Stk. 3. Kun medlemmer af Trøjborg Beboerforening har stemmeret på generalforsamlingen.

Stk. 4. Valg og beslutninger på generalforsamlingen sker ved simpelt flertal, men vi tilstræber os konsensus.

Stk. 5. Dagsorden skal minimum indeholde følgende:

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Formandens beretning til godkendelse
  4. Diskussion af indkommende forslag
  5. Godkendelse af regnskab
  6. Godkendelse af budget herunder fastsættelse af kontingent og udlejningspriser
  7. Valg af formand, kasserer, bestyrelse, revisorer, suppleanter mv.
  8. Evt.

§ 7. Indkommende forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 1 uge før den ordinære generalforsamling.

Stk. 2. Ordinære forslag behandles med et almindeligt stemmeflertal.

§ 8. Forslag til vedtægtsændringer skal bringes op på et bestyrelsesmøde, senest det sidste bestyrelsesmøde inden den ordinære generalforsamling.

Stk. 2. Stk. 1. er ikke gældende ved ekstraordinære generalforsamlinger. Ved ekstraordinære generalforsamlinger skal forslag til vedtægtsændringer medbringes til husmødet og udsendes sammen med indkaldelsen.

Stk. 3. Vedtægtsændringer kræver 2/3 stemmeflertal.

§ 9. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes ved et husmøde.

Stk. 2. En ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes med 14 dages varsel og skal ske ved opslag i huset samt på hjemmesiden. I indkaldelsen skal en begrundelse foreligge samt dagsorden for mødet.

Stk. 3. Hvis der er gjort eksplicit udtryk, ved husmødet hvor den ekstraordinære generalforsamling blev besluttet, for et ønske om at bestyrelsesmedlemmerne ikke har stemmeret, kan det afgøres ved afstemning som det første punkt efter valg af dirigent og referent.

Stk. 4. Kun medlemmer af Trøjborg Beboerforening har stemmeret på den ekstraordinære generalforsamling.

Bestyrelsen

§ 10. Bestyrelsen består af:

  1. Én (1) formand
  2. Én (1) Kasser
  3. Fem (5) ordinære medlemmer
  4. To (2) suppleanter

Stk. 2. Bestyrelsesmedlemmer sidder i en 2-årig periode.

Stk. 3. Man er valgbar når man har ordinært medlemskab.

§ 11. Bestyrelsen har det formelle ansvar for foreningen.

Stk. 2. Formanden for bestyrelsen er repræsentant for foreningen og står som udgangspunkt for kommunikation og videreformidling af forpligtigelser overfor for kommunen og andre udefrakommende organisationer.

Stk. 3. Bestyrelsen har pligt til at følge husmødets beslutninger, så vidt de er i overensstemmelse med foreningens formål.

Stk. 4. Bestyrelsen kan kun indkalde til et lukket møde i tilfælde af person-følsomme sager, hvor det vil være taktløst at drøfte sagen i et større forum.

Stk. 5. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal men tilstræber sig konsensus.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter sin egen forretningsorden.

Husmøde

§ 12. Husmøde afholdes mindst 5 gange om året.

Stk. 2. Der stræbes efter at afholde husmøder 1 gang om måneden.

Stk. 3. Ethvert medlem kan pålægge bestyrelsen at indkalde til husmøde inden for 5 dage.

Stk. 4. Indkaldelse til Husmøde skal ske ved opslag i huset, via mail til husets medlemmer samt på hjemmesiden senest 5 dage før.

Stk. 5. Alle medlemmer af Trøjborg Beboerhus, der er til stede ved husmødet har stemmeret.

Stk. 6. Husmødet tager beslutninger ved simpelt stemmeflertal men tilstræber sig konsensus.

§ 13. Der skal stræbes efter at husmøderne ikke udelukkende fungerer som besluttende organ men også som åbent forum, der opmuntrer og understøtter aktiv deltagelse og engagement i huset.

Økonomi

§ 14. Regnskabsåret følger kalenderåret.

§ 15. Budget og regnskab skal godkendes på generalforsamlingen.

Stk. 2. Udlejningspriser fastsættes på generalforsamlingen.

Stk. 3. Kontingent fastsættes på generalforsamlingen.

§ 16. Der vælges på generalforsamlingen én (1) revisor, som ikke er i bestyrelsen.

§ 17. Kassereren har fuldmagt over foreningens konto.

Stk. 2. Økonomiudvalget skal dog altid have adgang til at se regnskabet

Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmer skal have adgang til regnskabet ved et bestyrelsesmøde hvis de skriftligt beder kasseren om at se det minimum 1 uge før bestyrelsesmødet.

§ 18. Trøjborg Beboerhus’ medlemmer – herunder bestyrelsen – hæfter ikke personligt for de af foreningen indgående forpligtelser. Der hæftes alene ved Trøjborg Beboerhus’ respektive formue.

§ 19. Alle udgifter skal være bevilget af økonomiudvalget.

Stk. 2. Større udgifter skal godkendes af generalforsamlingen.

Stk. 3. Alle udvalg og grupper skal indsende budget for det nye regnskabsår inden d. 1. januar.

Stk. 4. Formanden har et rådighedsbeløb der er fastsat af generalforsamlingen og indskrevet i regnskabet. Rådighedsbeløbet kan disponeres af formanden til akutte arrangementer og mindre indkøb som ikke skal medregnes i andre dele af regnskabet.

§ 20. Alle lejekontrakter skal tages op til genovervejelse af bestyrelsen ved det første bestyrelsesmøde på året.

Tegningsret

§ 21. Foreningen tegnes ved formanden og minimum ét andet bestyrelsesmedlem.

Opløsning

§ 22. Opløsning af foreningen sker ved to på hinanden følgende generalforsamlinger hvor opløsning er formålet til indkaldelsens.  

Stk. 2. Opløsning kræver 75 % stemmeflertal

Stk. 3. Der skal mindst gå seks måneder mellem de to opløsnings-orienterende generalforsamlinger.

Stk. 4. I tilfælde af opløsning skal foreningens midler gives til et velgørende formål.

Bestyrelsens Underskrifter

Side  af