Referat bestyrelsesmøde 10.1.2018

Mødeforberedelse: Betina Skatka

Deltagere: Betina, Iben, Anna, Gitte, Heidie, Steffen, Anders, Jens, Ricki, Jakob, Pelle

Vedhæftet:

Dagsorden:

Punkter

Formål

Referat

Valg af referent

Beslutning

Anna Tilde Velsboe

Konstituering bestyrelse

Beslutning

Formand: Betina

Kasser: Anders

Som valgt til generalforsamling. Der er ingen andre udvalg på stående fod.

Nøgle til kontoret – hvilke tiltag kan/skal foretages?

Diskussion og beslutning

Problem: ALLE har adgang til kontoret og alle kan derfor gøre hvad de vil det vil gerne undgås.

Det er B nøglen der åbner den dør.

Nøglerne til kontoret og musiklokalet skal skiftes hurtigst muligt med almindelige låse. Musiklokalebrugerne vil have ansvaret for nøglerne til de døre.

Det er kun bestyrelsesmedlemmer der vil få nøgle til kontoret. Heidie tager kontakt til en låsesmed og får et tilbud. Formanden og kasser tager stilling til prisen på det enkelte tilbud så låsene bliver skiftet hurtigst muligt.

Generelt er der problemer med nøgler.

Større tiltag ang. indsamling af nøgler. Det kan ikke betale sig at bruge energi på det hvis problemet kan løses billigt.

Skifte døre udadtil. Han kan ikke lave systemer men han kan skifte yderdørene til 1500kr. Flere nøgler skal laves i en hælerbar.

Når låsene bliver skiftet kan folk ikke få depositum tilbage uden kvittering for at de har betalt.

Kontingent/ nøgler. Ingen nøgle uden betalt medlemskab. Hvordan skal det gennemføres?

Diskussion og beslutning

Der skal være medlemskab for at bruge huset og have en nøgle.

Du skal have tilknytning til huset for at leje huset. Det kan være ved enkelt medlemskab.

Der er en liste med nøgler som i første omgang bliver gennemgået og der bliver der taget status og indkrævet nøgler på inaktive medlemmer.

Fremadrettet skal der laves en medlemsliste hvor der vil være en der laver rykkere en gang om året. Sætter depositummet op på sigt for at højne incitamentet.

Åbningstider/telefontid

Beslutning

Hvis der skal være åbningstid skal det være på skift i bestyrelsen.  Ingen har lyst til at det består.

Formanden påtager sig i første omgang at være kontaktperson.

Lave en kontaktpersonliste, som er tilknyttet til de forskellige emner.

Udlejning af lokaler, musiklokallet, udlejning af festlokaler, generelle spørgsmål, keramik

Økonomi pt

Orientering ved Anders/Jens

Se vedhæftet fil.

Udlejning til fest. I hvilket omfang? Vil Gitte fortsætte som booker? Priser? Rengøring?

Diskussion og beslutning

Gitte ønsker ikke at fortsætte som tovholder for udlejning til fester.

Der bliver foreslået at vi holder helt op med at udleje til fester. Som udgangspunkt bliver der ikke udlejet mere indtil generalformsamlingen.

Få tænkt godt og grundigt over hvad huset i virkeligheden skal bruges til. Når de overvejelser er gjort og der er kommet styr på økonomi mm så kan man måske begynde at udleje igen.

Dette punkt tages op igen efter generalforsamlingen.

Formand påtager sig at fjerne alle spor af udlejning på mail, hjemmeside og Facebook.

Faste lejere – skema for overblik, nye kontrakter?

Orientering ved Betina

Formanden hiver fat i de faste lejere og hører omkring medlemskab og betaling til fast leje.

Evt. lave et skema og hænge på døren til alle lokaler der kan udlejes. Kalenderen på hjemmesiden skal opdateres.

Udvalg: Anna, Ricki, Jeppe, Jakob  

Hjemmeside, Gmail og husmøder

Hvem vil tage sig af disse? Akut og fremadrettet

Diskussion og beslutning

Hjemmeside: Steffen

Gmail: Formand

Husmøder: Ricki sætter noget i gang. Der skal være en repræsentant fra bestyrelsen. Der bliver lagt op til at det skal være en hyggelig sammenkomst.

Der skal laves åbenhuse, sommerfester og inviteres fra hele nabolaget når der er styr på foreningen igen.

Google drive: bliver delt med alle i bestyrelsen.

Mon vi kan få kommunen til at overveje udvidet støtte eller husmænd?

Orientering v. Ricki

Sølystgade beboerhus vil gerne holde møde d. 15/1 kl. 11. ang. at få mere støtte fra kommunen i anledning af Århus som frivillig by i 2018. Ricki vender tilbage til sølystgade, at vi støtter op om foretagendet.  Jeppe repræsenterer huset og meddeler dem at vi på et senere tidspunkt gerne vil have et møde med dem.

Emnet bliver taget op ved næste bestyrelsesmøde

Planlægning af næste møde

Beslutning

Generalforsamling: onsdag d. 21. marts kl. 19.30-21.30

Bestyrelsesmøde: onsdag d. 7. februar kl. 19.30-21.30

Eventuel

Skraldespanden: Gitte følger lige op på det

Rengøringsmidler mm.:mindre udgifter må folk lægge ud for og få pengene tilbage fra kasser ved fremvisning af kvittering.

Rengøring: der skal være krav. Tag det op på husmødet.

Formanden er blevet kontaktet af kulturhusene: skal vi være medlem? Ja. Der er nogle fordele økonomisk ift. Koda, Samt arrangementer som medlemmer af huset kan deltage i. Det koster ca. 4.000 kr. om året.

Jeppe vil gerne cc på n

æste indkaldelse og som suppleant eller medlem til næste genralforsamling.

Store sal: Gode ideer til at lave en form for abejdsdag til at rydde op og ordne forskellige ting i lokalet. Jeppe vil gerne være tovholder for en sådan dag. Emnet tages op ved husmøde.

Facebook: Det er svært at overskue de mange facebookgrupper. Der stræbes efter ikke at oprette mange flere grupper. Steffen opsnuser de mange grupper og danner sig et overblik.

Folkekøkkenet: tovholder skal være medlem. Der skal være flere krav. Formanden taget fat i dem.

Aktionsliste

Pris på nye nøgler eller nyt system

Heidie

Hurtigst muligt

Indsamling af nøgler og arbejde på medlemsliste til fremtidig brug.

Iben og Betina

Hurtigst muligt